LPP ESTONIA rikkumistest teatamise eeskiri - Whistleblowing

Sissejuhatus

LPP Estonia rikkumistest teatamise (Whitleblowing)eeskiri

Rikkumistest teatamise eeskiri kehtib ettevõttes LPP Estonia OÜ ja on kehtestatud Euroopa Parlamendi ja Nõukogu direktiivi 2019/1937 nõutele vastavuse tagamiseks.

Enam kui 249 töötajaga ettevõtetel on esitatud teadete läbivaatamiseks ning uurimiste korraldamiseks oma kanalid.

Rikkumistest teatamise eeskiri ei kehti müüdud toodete mittevastavusega seotud nõuetele, millega tegeleb klienditeenindus.

1. RIKKUMISTEST TEATAMISE EESKIRJA EESMÄRK

LPP Estonia rikkumistest teatamise eeskirjas kirjeldatakse huvitatud isikute poolt (rikkumisest teataja) muuhulgas seaduste, ettevõtte töökorraldusreeglite ja LPPs kehtivate eetikanõuete rikkumisi hõlmavatest mittevastavustest teatamise korda (teate esitamine).

Eeskiri kehtib ettevõttes LPP Estonia OÜ, võttes arvesse kohalikke seadusi, mis võivad eeskirjas käsitletavaid küsimusi reguleerida erinevalt.

Käesoleva dokumendiga kehtestatud reeglid ei ole vastuolus asjaomaste ametiasutuste mittevastavustest teavitamise kohustustega riikides, ega takista nende täitmist.

2. MILLISTEST RIKKUMISTEST VÕIB TEATADA?

Äriprotsesside ausus ja läbipaistvus on meie jaoks äärmiselt tähtis, seepärast soovime teada kõigist meie tegevuses esinevatest mittevastavustest, nii seaduste, ettevõte juhtimisele kehtivate nõuete kui LPPs kehtivate ettevõttesiseste suuniste/juhiste/reeglite rikkumistest.

3. KES VÕIVAD RIKKUMISTEST TEATADA?

Soovime tagada LPP Estonia ja LPP kontserni töötajate tegevuse läbipaistvuse ning seaduste ja LPPs kehtivate ettevõttesiseste suuniste nõuetele vastavuse, seepärast julgustame nii praegusi kui ka tulevasi töötajaid, partnereid, osanikke, äripartnereid ja teisi meie tegevusega seotud isikuid mittevastavustest teatama.

4. KUIDAS RIKKUMISEST TEATADA?

RIKKUMISEST TEATAMISEKS TÄITKE VORM, MILLE LEIATE SIIT.

Ärge kartke! Võite soovi korral täiesti anonüümseks jääda.
Tähelepanu! Kui jagate meile enda andmeid, ei ole teie teade anonüümne.

5. MIS TEABE VÕIB TEATESSE LISADA?

•    Viide sellele, millise LPP Estonia üksusega teade on seotud

•    Milles mittevastavus seisnes ja mida see kaasa tõi

•    Millal ja kus mittevastavus aset leidis

•    Kes mittevastavuse toime pani

•    Kui teil on tõendeid, esitage need palun

NB! Pidage meeles, et mida täpsema teabe meile esitate, seda lihtsam on meil hiljem mittevastavust kõrvaldada.

6. ANONÜÜMSUSE TAGAMINE

Ärge muretsege, kui soovite anonüümseks jääda, tagame teile täieliku anonüümsuse.

Meile rikkumisest teatamise vormi kaudu saadetud sõnumit käsitletakse anonüümsena ja ka vajalik uurimine viiakse läbi anonüümselt. LPP rakendab vajalikke hoolsusmeetmeid, kasutades teatamiskanalite anonüümsuse tagamiseks piisavaid tehnilisi ja korralduslikke vahendeid. Teates esitatud teavet töötleb ainult LPP.

7. MIDA ESITATUD TEATEGA TEHAKSE?

1.    Kui olete teate esitanud, saadame teile kinnituse teie teate laekumise kohta. Kinnituse saate hiljemalt seitsme päeva jooksul pärast teate esitamist.

2.    Esitatud teate oleku vaatamiseks logige sisse oma postkasti, mille leiate rikkumistest teatamise vormi kõrvalt. Sisselogimiseks on vaja teate registreerimisel saadud teatenumbrit ning salasõna, mille ise määrasite.

3.    Teie teade edastatakse volitatud isikutele, kes võtavad selle vastu ning saadavad selle omakorda selleks volitatud isikutele läbivaatamiseks ja edasiseks töötlemiseks edasi.

4.    Anname teile hiljemalt kolme kuu jooksul pärast teate esitamist selle kohta tagasisidet, täpsustades, milliseid järeltegevusi oleme ette võtnud või kavatseme ette võtta ning mis põhjusel me teatud tegevusi ette võtame.

5.    Teie teadet käsitletakse erapooletult ning LPP poolt kogutud teabe ja tõendite alusel vajaliku hoolsusega. Pärast teabe analüüsimist ning mittevastavuste tuvastamist selgitame välja, soovitame ja seejärel rakendame leitud mittevastavuste mõjude leevendamiseks vajalikke parandustegevusi. Püüame ka tõhustada ettevõttesiseseid protsesse ja juhiseid, et välistada tulevikus sarnaste sündmuste esinemise võimalus.

6.    Kui meil ei ole võimalik teilt saadud teabe alusel edasisi samme astuda, teatame teile ka  sellest.

Kinnitame teile, et kõigil LPP poolt teate vastuvõtmises, analüüsimises ja töötlemises osalevatel inimestel on vajalikud volitused ning nad on kohustatud tagama saadud teabe konfidentsiaalsuse!

8. KUIDAS TEIE TEATE DOKUMENTEERIME?

Dokumenteerime teate ning säilitame teate kohta kogutud teavet nii kaua, kui on vajalik ja proportsionaalne, ent maksimaalselt viis aastat.

Kui seoses esitatud teatega esitatakse ka nõue, säilitame teates täpsustatud andmeid vastava nõude aegumiseni.

9. SURVEMEETMETE VÄLISTAMINE

Kinnitame teile, et oleme teile tänulikud meie mittevastavuste kõrvaldamisel abistamise soovi eest ja ei rakenda survemeetmeid rikkumistest teatajate, teid teate esitamisel abistanud inimeste ega teiega seotud inimeste vastu, kes on meie töötajad.

Mõistame rikkumistest teatajate vastased igasugused survemeetmed tungivalt hukka.

10. RIKKUMISTEST TEATAMISE EESKIRJA SEOS LPP TEISTE EESKIRJADEGA

Rikkumistest teatamise eeskiri on meie vastutustundliku äritegevuse põhimõtete rakendamise osa ning sellest tuleb kinni pidada samuti nagu teistest meie tegevust suunavatest eeskirjadest, mis on muuhulgas seotud eetika ning ahistamise, korruptsiooni ja pettuse vastase tegevusega. Nende eeskirjade seas on:

•    LPP eeskiri

•    LPP eeskiri – juhend kaupluste töötajatele

11. OLGE VASTUTUSTUNDLIK

Ärge unustage, et mittevastavused, millest oma teates räägite, võivad mõjutada teiste inimeste elusid, seega peate alati esitama tõest teavet.

12. ETTEVÕTTEVÄLINE TEATAMINE

Lisaks rikkumistest teavitamise lehel leiduva vormi kasutamisele võite rikkumisest teatada ka asjakohastele riigiasutustele.

13. ISIKUANDMETE KAITSE

1.         Kõiki teateid käsitletakse konfidentsiaalsetena ning nendes sisalduvat teavet töödeldakse vastavalt andmekaitse õigusaktidele ning LPP eeskirjadele/eetikakoodeksile.

2.         LPP kaitseb rikkumistest teatajate ning teates käsitlevate isikute isikuandmeid.

3.         Võime teie andmeid avaldada ainult teie kirjalikul nõusolekul asjakohastele ametiasutustele ja õigusaktide kohaselt volitatud üksustele.

4.         Kohustume teie andmed, mis on kogutud seoses teatega, kustutama:

•       viie aasta jooksul pärast teate vastuvõtmise kuupäeva; või

•       kohe, kui oleme otsustanud, et teie teade oli alusetu.

5.         Teie isikuandmeid töötlevad isikud on saanud rikkumistest teatamise reeglitele vastavuse väljaõppe erilise rõhuasetusega isikuandmete kaitsele ning teates toodud teabe konfidentsiaalsuse kaitsmisele.

6.         Rakendame teie teate põhjendatuse väljaselgitamiseks ettevõetavate tegevuste käigus vajalikke meetmeid teie isikuandmete kaitsmiseks juhusliku või õigusvastase hävimise või kaotsimineku ning omavolilise levitamise eest.

7.         Täpsemat teavet isikuandmete töötlemise kohta leiate Isikuandmete kaitse seadusest.